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优客工场引入电子签章和系统集成管理,提高企业办事效率

2021-08-24

当今世界正面临新一轮科技革命和产业变革的重大机遇,加快数字化转型与建设是广大企业提高自身竞争力,以创新促进发展的重要手段。



作为在纳斯达克挂牌上市的空间服务运营商,优客工场自初入联合办公行业之时起,即洞察了空间连锁之下的行业本质,进行了数字化与智能化的长远布局。一方面,优客工场不断拓展不动产的数字化服务的范围,帮助合作方实现数字化转型;另一方面,也不断探索自身数字化转型升级的新路径。


近期,优客工场成功完成了印章电子化转型,并顺利实现了运营、审批、档案三大系统集成,有效提升内部业务办理效率,化解合规风险,基本建立起智慧化风险控制体系。


优客工场将“电子签章”功能引入了OA办公自动化系统,实现合同在线签约,很大程度地规避了在印鉴使用和签约过程中产生的人为风险。同时,将自主研发的UDA运营管理系统与OA办公自动化系统和电子档案系统进行集成管理,在优化空间运营服务效率的基础上,实现了运营业务的全流程闭环管控:



在具体的运营业务办理过程中,经办人员与客户达成签约意向后,在UDA运营管理系统中录入合同信息并上传意向合同等文件,运营管理系统会将这些关键运营信息及相关附件传输至OA办公自动化系统进行审批,审批结束后,行政人员在线签署“电子签章”,并同步至客户处。双方完成签章后,合同文件会自动归档至优客工场的电子档案系统,同时,UDA运营管理系统会自动识别流程归档状态,生成运营数据。



作为一家覆盖87个城市的连锁运营的企业,截至6月30日,优客工场拥有282家联合办公空间,管理面积约为70万平方米,项目数量多,涉及地域广,许多业务往往需要远程经办。通过引入电子签章和系统集成管理,可以在多方面规避风险,并提高经营效率:


1、有效规避合规风险

在系统集成前,运营人员在运营管理系统中录入的数据信息可能因合同未经审批或未加盖双方印章的风险而导致缺失有效合同支持。


通过系统集成管理,整个过程按照合规的自动化流程进行,所有的运营业务数据都将得到经过审批且加盖双方印章的合规合同支撑。


2、有效规避印章管理风险

对于实体印章来说,管理和使用过程中人为干预多,且不透明,盗用印章、冒签代签的风险无法彻底消除。


通过电子签章的应用,各类印章能够实现在线集中管控和审批调用,使用情况随时可查、可知晓,让印章的管理与使用更加安全、高效。


3、避免跨系统操作造成的低效

在实现系统集成前,运营人员的操作分为“提交合同审批—交由行政人员盖章—录入运营管理系统—将合同手动存至电子档案系统”等诸多割裂的过程,并且需使用不同系统独立操作,整个过程全部走完可能花上2天以上甚至更长时间,不仅造成运营的低效,而且复杂的操作过程中容易产生错误。


而通过系统集成,系统间数据直接传输,运营人员无需再跨系统多次重复录入合同等信息,签署过程也更加透明化,各部门之间能够做到信息互通,将原本几天的审批、签署时间缩短到十几分钟到几个小时。


4、有效降低经营成本

原本,公司的业务文件通常使用纸质版经由各部门打印、签字、盖章、邮寄,花费时间较长,且无法实时了解进度;同时,大量的合同文件,需要花费较多的人力物力和时间进行整理归档,可能出现遗失、出错,存在诸多风险。


通过系统集成管理,实现了流程简化和文件在线归档,并有效化解了异地签署等诸多难题,大大降低时间及人力成本。


通过合法有效的电子签章应用和系统的集成化管理,优客工场实现了智慧化风险控制管理,不仅提高了公司经营的规范性,也优化了经营效率和管理能力。未来,优客工场将继续以科技创新技术为驱动,借助数字化技术手段提高自身运营能力,同时以数字化能力反向赋能更多城市楼宇空间。



优客工场简介


优客工场是中国的联合办公空间运营商,截至2020年9月30日,北京、天津、河北、山西、内蒙古自治区、辽宁、吉林、江苏、浙江、福建、江西、山东、河南、湖北、湖南、广东、海南、四川、云南、红河哈尼族彝族自治州、西藏自治区、陕西、新疆、香港、美国、新加坡等51个城市均设立了办公点。

优客工场除了提供办公位以外,还能为企业提供定制活动。

除此之外,优客工场还提供包括广告与品牌服务、孵化和企业投资服务、税务与金融服务、人力资源服务、法律服务、设计与施工服务、IT支持在内的全方位服务,全面赋能企业与个人会员。


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