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疫情期间线上办公:如何高效推进项目工作?

2023-01-16

情境再现


2020年年初的新冠肺炎疫情把一些秩序打乱了,很多企业遇到了前所未有的挑战。出于防疫的需要,大量企业难以恢复正常运转。领导见不到员工,员工见不到同事,个别单位就算开工了,也是各种艰难:办公场所没有空调,出来进去反复量体温,不管谁咳嗽一声,都能让身边所有的人吓出一身冷汗!


更要命的是,就算你单位勉强上班了,可这边见不到客户,那边找不着供应商,正常的产业链已经断开了。以前大家总是抱怨春节假期短,希望能多歇几天。这回确实是歇得刻骨铭心!从小就觉得马克思说的“劳动是人的第一需求”是站着说话不腰疼,现在真体会到了想要工作的冲动,因为躺的时间长了腰也疼!对很多人来说,这辈子也忘不了2020年这个史无前例的春节大假!


韩勇被封闭在家40多天了。虽然不在重灾区,可当地的管控措施一点儿也不松动。尽管正式复工的日子还要等官方的通知,但是线上办公已经有2周了。韩勇是一家展会策划公司的项目经理,主要负责为客户提供大型展示活动的布展设计与实施工作。


春节前他被安排完成某汽车企业海外展会的场地设计项目,刚刚开始客户需求沟通阶段。突如其来的疫情把原计划彻底打乱了,不但所有与客户的面谈全部取消,改为线上方式,团队内部的工作安排也要通过网络实现了。


其实韩勇对这种不见面的工作方式一点儿也不陌生,之前的项目里也少不了邮件、电话、微信、QQ,要是有外地的同事、供应商,还时不常地开个视频会议。


不过现在没有了线下的交流,所有工作都转移到网上了,一些平时线下工作中不太明显的问题,都浮现了出来:一个问题邮件来邮件去却总也说不清楚;分配给团队成员的工作经常没了下文;感觉领导安排的工作没说清楚,可有时候自己又不好意思使劲问……这让韩勇明显感觉到工作效率不如从前。


虽然国内的疫情已经有了明显的好转,但是短期内还难以做到完全复工复产,怎么能让虚拟团队的工作效率尽可能得到提高呢?


情境分析


突发疫情让很多人都不得不接受这样一个事实:在一段相当长的时间里,我们必须接受“虚拟办公”“家庭办公”这个现实!


其实对于“虚拟”,很多人都不陌生,疫情之前,大量项目都是通过虚拟团队的方式完成的。也就是团队成员分散在各处,平时很少或从不见面,大家使用网络、电话、邮件、可视会议等通信工具,通过彼此间的配合、支持,完成工作任务,实现项目的目标。


虚拟团队的好处多多,比如可以大幅降低差旅费、办公场地费;可以让不方便出差的人、地理位置分散的人也能参与项目工作;有利于资源的优化选择,包括让团队成员自己的工作也增加了灵活性。


不过凡事都有两面性,虚拟团队也不例外。对于很多领导、项目经理来说,这种不见面、分散的工作方式,最大的问题就是管理难度大,过程不好掌握,特别容易造成工作脱节、进度延误,甚至会让项目处于失控状态。尽管虚拟团队有这些问题,但老话说的对:只要思想不滑坡,办法总比问题多!要解决虚拟团队的问题,首先必须要找到导致问题的根本原因。


项目管理知识体系告诉我们,虚拟团队的最大挑战就是沟通。因为缺乏面对面交流的机会,团队成员在完成工作的过程中,很容易产生孤立感,缺乏团队意识,每个人都“自扫门前雪”,出现了问题不容易得到关注和支持,进而降低了对项目的责任感。另外,因为沟通造成的障碍,大家对目标的理解也容易出现偏差,甚至在彼此的配合中出现南辕北辙的尴尬。


既然问题的核心是沟通,那就集中火力,消灭这个问题的根源吧!高效的沟通一定是双向的,为了消除沟通中的障碍,项目经理和团队成员都要有所作为。项目经理这样做


作为团队的负责人,为了让不见面的团队成员也能高效工作,项目经理应该做好如下三件事。


组建团队要正式


虚拟团队最大的问题之一就是项目成员的团队意识不强。对很多人来说,看得见的领导比看不见的领导更重要,因为看得见,更容易引起我们的重视。现实中更是有这样的现象:如果某人同时承担了线下团队的工作和虚拟团队的任务,很大程度上他总是会选择优先完成线下项目的活动,因为他的团队归属感会更强。


项目经理如何提升虚拟团队成员的团队意识呢?最简便有效的办法,就是给团队成员正式的任命。通过邮件的方式,正式任命某某为某项目的团队成员,项目期间将承担什么样的工作任务,感谢支持与配合。这样的邮件要抄送给相应领导,通过这种有仪式感的方式给团队成员正式的身份,有助于加强他们对工作的责任感。


工作任务的明确分配


一个好的工作任务描述必须满足SMART原则,即明确的、可衡量的、可实现的、相关的、有时限性的。符合SMART原则的目标才能被团队成员准确理解并得到执行,比如“确保所有客户在下班前都收到我们的通知邮件”这样一个要求就没有做到SMART:怎么界定“所有客户”?现在多数都在家办公,几点算“下班前”?邮件要发给客户的谁?谁写的?关于什么的邮件?


如果修改成“确保公司CRM系统中被归类为核心客户的采购主管,在今天下午6点前都收到我们昨天下发的关于延期供货情况说明的邮件,并电话确认告知”,就不会出现上述的种种歧义了。作为项目经理,在虚拟团队中,沟通难度加大,沟通障碍增多,为了能让工作得到有序的推进,更要保证工作目标传递得清晰、准确。


主动营造团队氛围


虚拟条件、家庭办公,确实给工作带来更多灵活性和便利,但是当每个人从接受任务、完成工作到交付成果,大量的活动都是自己独立完成的时候,也很容易让团队成员产生孤立感,削弱了团队意识。


项目经理要主动强化团队氛围,比如,使用社交软件建立项目工作群组,随时公布项目进展状况,让大家意识到团队的存在。除了工作内容,还可以在群里发一些休闲娱乐的信息,甚至偶然来一场小小的“红包雨”,都能很好地起到强化团队意识的效果。团队成员这样做


提高沟通效率不是项目经理凭一己之力就能够做到的。说完了项目经理,再看看团队成员在虚拟团队中应该做好的三件事。


主动自我约束


受疫情影响,我们的工作环境从办公室变成了家庭。没有了领导、同事的监督、关注,对大多数人来说,最明显的感受就是心理上的放松。作息时间、穿着打扮、行走坐姿,我的地盘听我的!放松带来愉快体验的同时,也很容易让人变得懈怠,进而影响了工作效率。


因此,每个人都要有意识地管理好自己的时间安排,最简单的方法就是遵守正常工作状态,按时作息起居,工作中尽可能切断外部的干扰源,包括让各种社交软件暂时下线。能做到主动自我约束,就能有效地提高工作效率。


工作分级,区分轻重


受资源有限的制约,每个人几乎都会同时承担几个项目的工作,压力之大可想而知。虚拟团队的环境下,工作安排更多由团队成员自己决定,在这样的情况下,不论是简单地跟着感觉走,还是被动地让工作牵着鼻子走,效率显然都不会很高。


丰田看板管理理论认为,人的注意力是一种有限的资源,人脑在面对多重任务时并不能全力以赴。与其多管齐下,不如集中精力做好一件事。我们可以将需要完成的工作写在卡片上,并将这些卡片集中贴在一个显眼的地方。


这样做的好处是,一眼就可以尽览有哪些工作需要做,哪些是正在做的,哪些应该优先处理,哪些已经完成。活动有了轻重缓急的分类,我们完成工作不再盲目,使用看板管理的方法可以在整体上帮助我们提高效率。


有问题及时反馈


虚拟团队虽然可以通过各种通信工具将团成员彼此连接起来,但是地理位置上的分隔,加上沟通信息的延迟,还是很容易让人产生孤独、无助的感觉,特别是在遇到问题、困难的时候。团队成员一定要意识到,自己不是一个人在战斗,当工作中出现了难点,一定要及时反馈,及时寻求帮助。


实际上,类似群发邮件、工作群里提问,都是高效的信息沟通手段,有助于在最短的时间里获得所需要的资源或帮助。团队成员彼此间的支持、协作,还有助于增强团队凝聚力,让虚拟团队的优势得到更充分的体现。


虚拟团队是现代通信技术的产物,也是越来越多跨地域、跨行业的复杂项目得以实施的必然选择。只要我们主观上有意识地采取有效的优化手段,项目经理和团队成员做到各司其职,虚拟团队同样能够发挥出令人满意的绩效水平。


情境回顾


1.虚拟团队既有人员灵活、成本低、便于跨地域项目实施的优点,也有沟通难度大、团队意识缺失的不足。


2.为提升虚拟团队的工作效率,项目经理要确保团队成员获得明确的身份,让工作目标清晰、明确,并主动增强团队氛围。


3.虚拟团队的成员应该做好自我约束管理,对工作任务合理分类,有问题及时反馈,寻求支持。


4.在虚拟团队中需要充分考虑沟通的方式与频率,采用大家都能接受的沟通手段才能充分达到沟通的目的。


高屹,《项目管理评论》职业规划研究中心主任,项目管理者联盟高级顾问,国家心理咨询师,国内多家培训机构讲师。

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